דיווח שעות מתנדבים ותרומות בעין: כך ננהל את זה ב MONDAY

שווה כסף: איך לחשוף את הערך הכלכלי האמיתי של העמותה

מעקב שעות מתנדבים ותרומות בעין במערכת Monday

מדי שנה עמותת נדרשות להגיש דוח כספי, אבל עבור חלקן, המספרים שבדוח לא תמיד משקפים את הפעילות האמיתית. מעבר לתרומות כספיות או הכנסות עצמיות יש חשיבות לשקף גם נתונים של שעות מתנדבים, תרומות לא כספיות/הנחות מסחריות.

דיווח זה הוא קריטי:

• זה כלי ניהולי, לא רק חשבונאי

• זה משפיע על גיוס משאבים

• זה מגדיל את מחזור הפעילות המדווח

למשל, עמותה עם תקציב מדווח של 500,000 ₪ בשנה עשויה למעשה לייצר פעילות בשווי מעל מיליון ₪  אם תכלול תרומות בעין ושעות התנדבות.

למה זה חשוב?

דיווח שווה ערך מראה כמה באמת עולה להפעיל את הארגון גם כשלא הועבר כסף בפועל. הוא חושף את הערך הכלכלי של התנדבות ושיתופי פעולה.

1.     גיוס משאבים חכם – משדר מקצועיות ויעילות, מראה נפח של פעילות ויכולת של העמותה למנף כל שקל שנתרם, לגוון את מקורות ההכנסות ובכך לנהל סיכונים טוב יותר. רישום שעות מתנדבים ושיתופי פעולה מעיד על מעורבות קהילתית ומוכיח שהעמותה מוערכת ומשפיעה, מפתח לצמיחה ולשיתופי פעולה נוספים.

2.     הגדלת תקרת הוצאות הנהלה וכלליות- עמותות קטנות מתקשות לעיתים לעמודו במגבלות % ההוצאות המותרות בסעיף הנהלה וכלליות. הגדלה של המחזור הכספי באמצעות הכללת תרומות בעין ושווה כסף מאפשרות לעמוד בתקרות הנדרשות. המשמעות: קל יותר לממן שכר הנהלה, פיתוח ארגוני, שירותים לעמותה ותשתיות מבלי לחרוג מהתקרה. (יש לקחת בחשבון כי יש תרומות בעין או שווי מתנדבים שנכנס לסעיף הנהלה וכלליות – שירותים הניתנים לעמותה ולא לפעילות ויכול להגדיל ההוצאות לצד ההכנסות)

3.     תכנון תקציבי וניהול סיכונים - תיעוד התרומות בעין מציג את העלות האמיתית של הפרויקטים. אם תרומה בעין תיפסק, הארגון יודע מה העלות שיצטרך לגייס במקומה.

מה בעצם מחשבים?

1.     תרומה בעין:

·       שימוש בנדל"ן (משרד, כתת לימוד, אולם לכנס)

·       שירותים מקצועיים עבור העמותה (רו"ח, עו"ד, ייעוץ וכד')

·       ציוד ומלאי

·       תוכנות

2.     שעות מתנדבים: בעלי תפקידים בעמותה הממלאים עבודתם בהתנדבות.

את אלו יש לכמת לסכומים כספיים על פי השווי בשוק ולהכניס כל תרומה/התנדבות לסעיף ההכנסה+סעיף הוצאה תואם.

חישוב השווי עבור הדו"ח כספי השנתי:

1. מתנדבים "רגילים": לפי שכר מינימום.

2. מתנדבים מומחים (עו"ד, רו"ח, רופא וכו'): במקרים מסויימים, ניתן לבקש אישור מקדים בכתב לתעריף גבוה יותר, יש לבדוק עם רו"ח 

3. ציוד, מלאי או שירות: לפי שווי שוק, בהתבסס על הצעת מחיר או הערכת שמאי.

בהתאם להוראת תכ"מ – 6.1.3 עליהן להופיע בדוח הכספי, הן יאושרו לדוח רק אם העמותה ניהלה רישום מסודר של שעות ההתנדבות של המתנדבים ו/או רישום תרומות בעין כולל אסמכתאות. (לא ניתן לכלול את שעות ההתנדבות של הועד מנהל או ועדת הביקורת).

איך מתבצע המעקב?

עבור תרומה בעין:

יש להביא אסמכתא לשווי שוק האמיתי שלה. נניח – עלות יוזר ל Monday CRM  היא 28$ לחודש, אם העמותה קבלה 10 יוזרים חינם הרי שקבלה תרומה בשווי של 3360 דולר בשנה.

עבור שעות מתנדבים:

יש לנהל דיווח רציף עבור כל מתנדב: שם, ת.ז, תפקיד, מיקום ההתנדבות, תאריך, שעות ולהעביר דוח מסכם שיכלול: שמות המתנדבים, ת.ז, תפקיד, מיקום – כמות שעות חודשיות, מס' חודשים, סך השעות, תעריף לשעה וסיכום שווי כספי בגין שעת התנדבות.

איך נבצע את המעקב במערכת Monday:

עבור תרומה בעין:

נעמיד לרשות העובדים טופס דיווח בו ידווחו בכל פעם שהתקבלה תרומה כזו. נניח אירוע עם הרצאה – ידווחו תרומות של מקום הארוע, עלות המרצה וכיבוד.

לכל דיווח תצורף אסמכתא של קבלת התרומה ואסמכתא של שווי השוק.

הלוח יסכם את סך העלויות על פי שווי השוק שדווח.

עבור שווי שעות התנדבות:

נקים אוטומציה ששולחת פעם בשבוע/חודש אימייל/SMS/ווטסאפ למתנדבים עם בקשה לדווח שעות ואוטומציה שמסמנת מי דיווח.

הדיווח יועבר בטופס או באמצעות בוט שמתממשק ללוח המעקב במאנדיי.

הלוח יסכם את השעות ואת העלות הכוללת על פי סוג המתנדב (שכר מינימום/מומחה).

לכל אלו נקים דשבורד שמסכם את ההוצאות ובסוף השנה נייצא את הלוחות כקובץ אקסל לרו"ח.

הנה סרטון הדרכה:

רוצים מערכת מסודרת לניהול שווה כסף ושעות מתנדבים? שלחו הודעה ואשמח לסייע