טעויות בדאטה עולות כסף: כך תמנעו אותן עם Data Validation ב- Monday

אחד הדברים שפחות מדברים עליהם בתהליכי הטמעת מערכות הוא לא הפיצ’רים , אלא איכות הנתונים.

כי בסוף, מערכת יכולה להיות בנויה מצוין, עם אוטומציות, דשבורדים וחיבורים אבל אם הנתונים שנכנסים אליה לא מדויקים, לא מלאים או לא עקביים, התוצאה יכולה להיות הרת אסון: המערכת לא באמת משרתת את הארגון ואף עלולה לפגוע בו, לפעמים, זה עולה ביוקר.

השאלה היא לא רק "איך מנהלים מידע", אלא איך מבטיחים שהמידע שנכנס למערכת הוא נכון מלכתחילה.

כאן נכנס פיצ'ר במאנדיי בשם Data Validation

מה זה Data Validation?

בעברית: אימות נתונים (Data Validation). זהו מנגנון שמאפשר להגדיר כללים להזנת מידע בעמודות בלוחות.

כלומר, לא כל ערך ניתן להזנה. המערכת בודקת בזמן אמת אם הנתון עומד בתנאים שהוגדרו, ואם לא היא חוסמת את השמירה. ככל שהלוחות מתרחבים ומשמשים צוותים ותרחישי שימוש שונים, כללי האימות מסייעים להפחית טעויות בהזנת נתונים, למנוע תקלות באוטומציות, לשפר את דיוק הדיווחים.

מהם כללי אימות נתונים?

כללי אימות נתונים (Data validation rules) מאפשרים להגדיר קריטריונים ספציפיים עבור העמודות בלוח, כך שהזנת נתונים ללוח תתאפשר רק כאשר הקריטריונים הללו מתקיימים. קריטריונים אלו נעים בין כללי אימות פשוטים, כגון דרישה שמספר יהיה גדול מערך מסוים, לבין כללים מותנים הכוללים תלות בין עמודות שונות.

כללים אלו נועדו למנוע טעויות בהזנת נתונים כבר בשלב המקור, לצמצם כשלים באוטומציות ולשפר את אמינות הדיווחים לאורך תהליכי עבודה מובנים.

היכולת לשכפל, להעביר או להמיר אייטם/תת-אייטם תבוטל אם האייטם אינו עומד בכלל שהוגדר. בפעולות בהם בוחרים כמה אייטמים (Batch), כל האייטמים חייבים לעמוד בדרישות הכלל כדי שהפעולה תתבצע בהצלחה. אימות נתונים (Data validations) אינו נתמך בלוחות מרובי הרמות סבאייטמים (multi-level subitems).

כללים מותנים (Conditional rules)

כללים מותנים פועלים במבנה של אם–אז (if-then), ומאפשרים להגדיר תלות בין עמודות שונות. המשמעות היא שניתן לדרוש שתנאים מסוימים יתקיימו בעמודה אחת לפני שניתן יהיה לעדכן עמודה אחרת. זהו כלי חזק שמבטיח שהמידע הקשור יישאר עקבי, ושהתהליכים יתנהלו בהתאם ללוגיקה ולדרישות של הצוות.

לדוגמה:

• ניתן לדרוש הזנת נושא המשימה לפני שלוחצים במשימה כ-"הושלם"

• ניתן למנוע מעבר של עסקה לסטטוס "נסגרה בהצלחה" (Won) אלא אם רמת הסיכון היא בינונית או נמוכה

• ניתן לחייב הזנת תאריך כאשר סטטוס משתנה ל"מאושר"

איך מפעילים כללים מותנים על עמודה?

🔹 לוחצים על שלוש הנקודות (⋯) מימין לשם העמודה

🔹 בוחרים Settings

🔹 בוחרים באפשרות Set column validations

🔹 בפאנל הימני, מסמנים את תיבת הסימון ליד Conditional rule

מתחילים בהגדרת תנאי ה If, אשר מבוסס על העמודה שעליה בחרתם להחיל את הכלל. בשלב הבא מגדירים את תנאי הThen, אשר ישפיע על עמודה אחרת בלוח.

לאחר השלמת ההגדרות, יש ללחוץ על כפתור Save בפינה הימנית התחתונה.

לדוגמה:הוגדר כי אם עמודת הסטטוס היא "Live", אז עמודת ה־Checkbox חייבת להיות מסומנת (checked).

אם תנסו לשנות את הערך בעמודת ה If, והעמודה המותנית אינה עומדת בדרישות הכלל, תקפוץ חלונית שתנחה אתכם למלא את הערך הנדרש בעמודה הרלוונטית.

לדוגמה:שינינו את עמודת הסטטוס ל"Live", אך עמודת "Completed" לא סומנה – ולכן המערכת תדרוש להשלים את הפעולה בהתאם לכלל שהוגדר.

כללי אימות (Validation rules)

כללי אימות מאפשרים להגדיר דרישות פשוטות וברורות עבור הנתונים בלוח, וכך למנוע טעויות עוד לפני שהן מתרחשות.

לדוגמה: ניתן לדרוש שמספרים בעמודת Numbers יהיו מעל ערך מסוים, או לאפשר הזנת תאריכים בעמודת Date רק החל מתאריך מסוים.

כללים אלו מסייעים להבטיח שהנתונים יהיו מלאים, מדויקים ותואמים לדרישות תהליך העבודה של הצוות.

כדי להוסיף כלל אימות לעמודה, יש לפעול כך:

🔹 לוחצים על שלוש הנקודות (⋯) מימין לשם העמודה

🔹 בוחרים Settings

🔹 בוחרים Validation rule

🔹 באמצעות תפריט הבחירה (Dropdown) בפאנל הימני, בוחרים את כלל האימות שברצונכם להחיל על העמודה

סוגי עמודות שלא נתמכות על ידי Validation rules

🔹העמודה הראשונה

🔹עמודת חיבור Connect או עמודת מראה Mirror

🔹עמודת נוסחא

🔹עמודת מסמך מאנדיי/קובץ

🔹עמודות ENTITY ב SERVICE

לדוגמה, הגדרנו כלל אימות בעמודת המספרים (Numbers Column) כך שכל אייטם חדש שנוסף ללוח חייב לכלול סכום של לפחות 100 דולר, ובכך להבטיח שהתקציב המשוער משקף את ההוצאה המינימלית הנדרשת לפרויקטים.

לאחר שהכלל מוגדר, תופיע הודעת שגיאה עבור אייטמים חדשים שבהם הנתון בעמודה אינו עומד בתנאי האימות, והערך יחזור להיות ריק אם האימות נכשל.

לדוגמה: הוספת אייטם עם "תקציב משוער" נמוך מ־100 דולר תפעיל הודעת שגיאה, והמספר הלא תקין יוסר.

לתשומת הלב! כאשר מגדירים כלל אימות לעמודה, הוא חל רק קדימה (מרגע ההגדרה ואילך), ואינו משפיע על אייטמים קיימים, אלא אם מוחקים את הערכים הקיימים ומזינים חדשים.

הוספת מספר כללים (Adding multiple rules)

בעת הגדרת כללי אימות (Validation) וכללים מותנים (Conditional), לכל סוג עמודה יש מגבלות ויכולות שונות. ברוב סוגי העמודות ניתן להחיל כלל אימות אחד או כלל מותנה אחד בלבד לכל עמודה. עם זאת, עמודות מסוג Status ו Dropdown מציעות גמישות רבה יותר.

בכל הנוגע לכללי אימות, ניתן לבחור מספר תוויות (Labels) מתוך עמודות Status או Dropdown ולהכליל אותן בכלל האימות.

לדוגמה: ניתן להגדיר כי עמודת הסטטוס חייבת להכיל אחת מהתוויות הבאות:"Working on it", "Stuck", "Assigned".

הערה: כל לוח תומך בעד 50 כללים. אם קיימים מספר כללים מותנים באותה עמודה, כל כלל נספר ככלל נפרד.

בעוד שכללי אימות (Validation rules) אינם תומכים בלוגיקה של AND/OR, כללים מותנים (Conditional rules) מאפשרים מורכבות גבוהה יותר.חלק ה If תומך בתנאי אחד לכל תווית, ואילו חלק ה Then תומך בלוגיקה של AND/OR.כך ניתן להגדיר כלל שמחייב קיום של שני תנאים או יותר.

כדי להוסיף תנאי מסוג AND/OR, יש לבחור באפשרות + New column תחת הכלל המותנה, ולהגדיר את הפרמטרים של התנאי החדש.

לדוגמה: ניתן להגדיר כלל כך שאם הסטטוס הוא "Live", אז עמודת "Completed" חייבת להיות מסומנת, וגם עמודת "Estimated budget" חייבת להיות לפחות 100 דולר.

היכולת להפעיל את אימות הנתונים שמורה רק למי שיש הרשאות עריכה בלוח.

לתשומת הלב - כאשר עמודה נמחקת או שיש עליה מגבלות הרשאה, כללי האימות הקשורים אליה עלולים להפסיק לפעול.

אם ניתן לראות עמודה אך אין הרשאה לערוך אותה, כללי האימות עדיין יחולו, אך לא ניתן יהיה לתקן או להשלים את הערך באופן עצמאי. לדוגמה: אם הכלל קובע ש"כאשר הסטטוס הוא Done, שדה התאריך אינו יכול להיות ריק", ותשנו את הסטטוס לDone – תתקבל הודעת אימות, אך לא תוכלו להזין תאריך בעצמכם

שימוש באימות נתונים בטפסים

כאשר טופס מחובר ללוח הכולל כללי אימות, הכללים ימשיכו לחול כל עוד העמודות הרלוונטיות שמופיעות בטופס. עם זאת, שילובים מסוימים של שאלות גלויות או מוסתרות עשויים להשפיע על האופן שבו כללי האימות פועלים בפועל.

• כאשר גם שאלת ה“If” וגם שאלת ה“Then” מופיעות: נתמך, בתנאי ששאלת ה “If” מופיעה לפני שאלת ה“Then” בסדר השאלות בטופס

• כאשר שאלת ה“If” מוסתרת ושאלת ה“Then” מופיעה: נתמך

• כאשר גם שאלת ה“If” וגם שאלת ה“Then” מוסתרות: נתמך

• כאשר שאלת ה“If” מופיעה ושאלת ה“Then” מוסתרת: לא נתמך, לא ניתן יהיה ליצור את כלל האימות או את הטופס (בהתאם למה שנוצר קודם)