בין חשוב לדחוף - איך לנהל את הזמן במקום לתת לו לנהל אותנו

אסטרטגייה לניהול המשימות

כמנכ"לית מצאתי עצמי מסיימת יום עבודה מתיש, נוהגת בשעות הלילה המאוחרות הביתה ושואלת עצמי:

"מה השגתי היום?

רצתי מפגישה לפגישה, עניתי על אימיילים, ווטאפים, דיברתי בכנס - האם באמת הצלחתי לקדם את מטרות הארגון?

יש לי מחברת עמוסה ברעינות, מתי אוכל להתחיל ליישם אותם?"

החוויה הזו לא ייחודית רק לי, מנהלים רבים חשים שהיומן שלהם מלא אבל לא תמיד בדברים שבאמת מזיזים את הארגון קדימה. מחקר שפורסם ב Harvard Business Review מצא שמנהלים בכירים מקדישים בממוצע 72 אחוז מזמנם לתפעול שוטף ורק 28 אחוז לחשיבה אסטרטגית (https://hbr.org/2018/07/how-ceos-manage-time)

כדי להחזיר שליטה, אני ממליצה להשתמש ב־מטריצת אייזנהאואר שמחלקת משימות ל־4 ריבועים:

חשוב ודחוף -> מבצעים עכשיו

למשל:

• לקוח גדול שמבקש שינוי בהצעת מחיר כדי לסגור עסקה והדדליין שלו היום/הגשת בקשה לקרן פילנתרופית.

• תשלום מע"מ/ביטוח לאומי שצריך לצאת עד מחר כדי להימנע מקנסות.

• אתר העסק נפל וחייבים להחזיר אותו לפעולה כדי לא לאבד לקוחות.

חשוב ולא דחוף -> מפנים זמן בהמשך

למשל:

• בניית תוכנית עבודה רבעונית או קמפיין תרומות שנתי.

• קביעת שיחות שוטפות עם לקוחות מרוצים/תורמים חוזרים כדי לחזק את הקשר.

• למידה של כלי דיגיטלי חדש שיחסוך זמן בהמשך.

דחוף ולא חשוב -> מאצילים לאחרים

• פניות טכניותאו שאלות מלקוחות שיכולות לקבל תשובה מנציג צוות ולא דווקא מהמנכ״ל.

• רכש מיידי של ציוד שוטף (נייר למדפסת, טונר) חשוב שיהיה, לא קריטי שהמנהל יעשה.

לא דחוף ולא חשוב -> משחררים

•  קריאת כל הודעה בקבוצות וואטסאפ או גלילה אינסופית ברשתות

• השתתפות בכנס או פגישה שאין לה ערך ישיר

איך מיישמים את זה בפועל ב MONDAY?

מגדירים את הדחוף בעמודת תאריך Deadline

Priority  מגדיר את החשוב בעמודה הייעודית

וכמובן עמודת "אחראי" עבור האצלה.

הטיפ הכי קריטי: לא להפוך את עמודת ה־Priority לחסרת משמעות. 

אם הכל בתעדוף "גבוה", בסוף שום דבר לא באמת חשוב ומפתחים עיווריון לעמודה זו.

השילוב בין Deadline ל־Priority מאפשר לראות אילו משימות נכנסות לריבוע 1 ואילו שייכות לריבוע 2