top of page
  • תמונת הסופר/תMonika Lev-Cohen

חושבים לדלג על שלב האיפיון? תשאלו את דפנה אם כדאי

אחרי שנים רבות כשכירה, דפנה החליטה להגשים חלום ולהקים סוכנות לתיווך נדל"ן מסחרי. בהתחלה, עבדה לבד וניהלה את כל הפעילות בעזרת אקסלים ומחברות משימות. אך עם הזמן, כשהעסק גדל והצטרפו עוד עובדים וספקים, דפנה החלה לאבד שליטה על האופרציה המורכבת. היא הבינה שהגיע הזמן להטמיע מערכת ניהול דיגיטלית שתאפשר לה שליטה מלאה ואוטומציה של התהליכים.

החיפושים אחרי המערכת המושלמת הובילו אותה למספר הצעות, ובסופו של דבר, דפנה בחרה במערכת Monday שהנה אלטרנטיבה זולה, מהירה להתקנה ויעילה לניהול שיווק, מכירות, כח אדם ופרויקטים. בכל פגישות הייעוץ עם מטמיעים שונים הוצע לה לבצע איפיון מקיף לפני שתקבל הצעת מחיר, אך דפנה התעקשה לקבל הצעות לפני האיפיון כדי להבין את העלויות הצפויות. היא הכינה רשימה תמציתית של הציפיות מהמערכת וקיבלה מספר הצעות מחיר.

הבחירה בהצעה הזולה ביותר נראתה כמו החלטה נבונה, אך ככל שהפרויקט התקדם, דפנה התמודדה עם מציאות מתסכלת. תהליכים שנדמו פשוטים התגלו כמורכבים ודורשי משאבים רבים. כמו כן, מרכיבים שלא היו עליונים בסדר העדיפויות שלה פותחו קודם, מה שגרם להארכת הפרויקט ולהגברת העלויות.

הסיפור של דפנה מלמד על חשיבות השקעה בתהליך איפיון מקיף לפני התחלת פרויקט הטמעה. אילו ביצעה דפנה את האיפיון בצורה מקצועית ומדוקדקת, הייתה יכולה לחסוך זמן יקר ומשאבים כספיים רבים, ולהבטיח שהמערכת המוטמעת תתאים בצורה מיטבית לצרכיה האמיתיים ולפעילות היומיומית של הסוכנות.

 

מדוע חשוב לבצע אפיון מפורט לפני הטמעת מערכת מאנדיי ?

 

איפיון דרישות מפורט ומדויק הוא חיוני להצלחת כל פרויקט טכנולוגי, ובמיוחד בהטמעת מערכת ניהול כמו Monday. מטרתו לשרטט את המאפיינים העיקריים, הפונקציונליות, הארכיטקטורה הטכנית, ניהול הנתונים, שיקולי האבטחה,

ממשק המשתמש, נקודות האינטגרציה והיבטי התחזוקה של המערכת הדרושה.

תהליך האיפיון הוא הבנת הצרכים והדרישות של המערכת לפני התחלת הפרויקט, מה שמונע טעויות ואי הבנות שעלולות להביא לתיקונים יקרים ולעיכובים בלתי צפויים. האיפיון למעשה מבטיח, שלשני הצדדים ברור יותר מה תכולת העבודה, זה מעין חוזה ותיאום ציפיות בין הצדדים, שמגדיר לנו את מרחב העשייה ומבטיח ללקוח שיקבל תמורה מלאה והולמת עבור מה ששילם.

בתהליך האיפיון אנחנו מציינים תעדופים – מה דחוף וחשוב ומה יכול להמתין לשלב הבא דבר המאפשר תכנון תקציבי מדוייק יותר של פרוייקט ההטמעה ואת האינטגרציות הנדרשות עם המערכות שכבר פועלות אצל הלקוח.

הדבר דומה לתהליך רכישת בית, אנחנו מתכננים עוד לפני היציאה לבנייה את התשתיות, נקודות החשמל, מבנה החדרים...

 

מה צריך להיות במסמך האיפיון ?


  1.        רקע ופרטים כלליים

  • מידע על הארגון/חברה: מהי פעילות הליבה, מי קהל היעד, מה מדדי ההצלחה

  • אנשי קשר שיהיו מעורבים בתהליך ההטמעה: שם, תפקיד והיררכיה ארגונית

  • מהם האתגרים שהמערכת באה לפתור

  • מהו החזון לטווח הארוך ביחס לשימוש ב-Monday. מה תרצו להשיג באמצעות המערכת? אילו יעדים עסקיים אתם מבקשים לקדם?


  1. תיאור מפורט של התהליכים והפעילויות

אילו תהליכים עסקיים קיימים כיום ואיך הם מנוהלים?

  • תרשים זרימה או תיאור מילולי המתאר את מסע הלקוח או התהליך – מה קורה בכל שלב ושלב 0כולל דוגמאות)

  • האם יש משימות שחוזרות על עצמן? – לתת דוגמאות

  • האם יש תאריכי יעד (דדליין)? האם נדרשות תזכורות?

  • כמה אנשים מעורבים בתהליך ומה האינטרקציה ביניהם?

  • מהי האינטרקציה עם גורמים מבחוץ? – ספקים/לקוחות/מוטבים/מתנדבים – איך מגיעים? האם יש/נדרש טופס פניה? האם יש התכתבויות קבועות שניתן להוציא באוטומציה?

  • דוגמאות לאקסלים וטפסים שנמצאים כיום בשימוש

  • האם כבר קיים חשבון MONDAY? – מה ה URL? כמה זמן? האם כבר נעשה בו שימוש? דוגמאות לשימושים קיימים

  • במידה ונדרשים מספר תהליכים – יש לרשום תעדופים ולו"ז מצופה

 

3. נתונים ודיווחים

  • אילו סוגי נתונים נדרשים לניהול במערכת?

  • אילו דוחות יש להכין על בסיס קבוע ומי יהיו משתמשי הקצה של הדוחות הללו? – מהם המדדים הנדרשים ?

  • תצוגות נדרשות (למשל גאנט, עומסי עבודה, שלבים בתהליך ועוד)

  • דוגמאות לדוחות הקיימים כיום

 

ד.  אינטגרציות

  • האם קיימות מערכות אחרות שיש לאפשר אינטגרציה איתן? (אימייל, יומן, זום, קמפיין פייסבוק..)

  • האם יש דרישות מיוחדות להתאמת הממשק והפונקציונליות?


ה. הטמעה והדרכה

  • האם יש נושא תפקיד שיהיה אחראי על תפעול ותחזוקת המערכת?

  • האם נדרשת הדרכה קבוצתית? – פיזית/אונליין האם נדרשות שעות הדרכה אישיות 1:1?


ו. אבטחה והרשאות

  • כמה משתמשים במערכת בתוך הארגון? – האם הרשאת משתמש / צופה? האם יש מידע שאמור להיחשף רק למורשים?

  • האם נדרשים גם אנשים מחוץ לחברה/ארגון לשימוש במערכת?

  • האם נדרשים מנגנוני אימות משתמש כפולים?

  • האם נדרשות בקרות על פעילויות משתמשים – אירועי מערכת והוצאת נתונים?


ז. הערות כלליות

ציפיות מתהליך העבודה, לו"ז ועוד

 



15 צפיות0 תגובות

Comments


 לשימוש אפקטיבי בכלים דיגיטליים
צרו איתי קשר 

bottom of page