שימוש בזום (ZOOM) כחשבון מרובה משתמשים: יתרונות ופתרונות

איך מתנהלים עם מספר משתמשים בארגון בלי להעביר יוזר וססמא מאחד לשני ומבלי להתעסק עם תשלומי חשבונות נפרדים?

תכירו את מיכל (שם בדוי), מנכ"לית עמותה שרב הפעילות שלה מתבצעת בזום.

מיכל הצליחה להשיג הנחה לחשבון זום דרך טקסופ, אבל זה לא ממש הורגש בתקציב... יש למיכל 15 עובדים וכולם מנהלים פגישות, ההנחה לחשבון אחד עדיין הותירה אותה עם חשבונות נוספים שצריך לשלם.

הם ניסו את שיטת המיטה החמה והעבירו את המשתמש עם הרישיון מאחד לשני, זה יצר בלאגאן – אנשים התקשו להתחבר כל פעם מיוזר אחר והיו פגישות שעלו זו על זו..

כשהשתמשו בחשבונות האישיים, הם היו ללא מיתוג של העמותה, כל אחד עלה לפגישה עם רקע אחר, לחלק הופיע השם של הבן/בת זוג או הילד/ה ואנשים נתקעו בחדר המתנה ואחרו לפגישה בטעות לא נכנסו כמארח..

מנהלת החשבונות התעסקה עם מגוון חשבוניות ובקשות מהעובדים להחזר הוצאות בגין השימוש בזום (אחת עם מנוי שנתי, השנייה עם מנוי חודשי, השלישית עם מנוי מוזל) והיתה תחושה שזה בור ללא תחתית...

הוצע למיכל לעבור ל TEAMS של מיקרוסופט או MEET של גוגל שהם חינמיים במסגרת החשבונות הקיימים, אבל קהל היעד של העמותה מורגל לזום..

אז הצענו מעבר לחשבון זום ארגוני מרובה משתמשים.

מהו חשבון זום ארגוני?

חשבון המרכז את כל משתמשי הארגון, מאפשר יישור קו בהגדרות מיתוג, אבטחה ועוד ומעקב על ידי דשבורד ניהולי אחר הפעילות. הדשבורד מאפשר לראות נתוני שימוש של העובדים: כמה פגישות, מי הלקוחות ומעקב משתתפים בארועים.

הראשון שמתחבר מזמין את שאר המשתמשים.

האם זה עולה יותר?

להיפך, יכול לחסוך עלויות!

אם החשבון היה בהנחה (כמו למשל חשבונות עמותות) גם שאר המשתמשים ייהנו מההנחה.

בניהול החשבון ניתן להעביר את הרשיונות בין המשתמשים ובכך לחסוך עלויות רשיונות.

מקבלים חשבונית אחת שמרכזת את כל התשלומים. לא צריך יותר להעביר החזר הוצאות לכל עובד על החשבון שלו.

האם המשתמשים חייבים להיות עם אימייל ארגוני?

לא בהכרח, אבל מומלץ שהם יעשו הפרדה ויתחברו עם האימייל הארגוני והססמא. את החשבון הפרטי שלהם יוכלו לחבר עם גוגל או אימייל וסיסמא אחרים.

האם ניתן לנהל את הרשיונות ולהעבירם מאחד לשני?

לגמרי פשוט, האדמין יכול להחליט מי מהעובדים עובד עם רישיון ויכול להעביר ביניהם על פי צורך. כל עובד נכנס עם היוזר שלו ואין צורך להעביר ססמאות ויוזרים ולהתקע כי מי שארגן את הפגישה לא מצליח להכנס..

האם ניתן להכיל הגדרות אחידות?

אפשר להגדיר באופן ארגוני מגבלות אבטחה, למשל הגדרה שכניסה לכל פגישה של אנשים חיצוניים דורשת ססמא/חדר המתנה או לסגור פיצ'ר כמו Annotate המאפשר למשתתפים לקשקש על המצגת..

אפשר גם להתיר איסורים ולאפשר לכל מי שעובד בארגון להכנס לכל פגישה בלי לעבור בחדר המתנה מה שיכול לעכב פגישות ולהפריע במהלכן.

אפשר להכיל את המיתוג הארגוני ולהחליט מראש על רקע אחיד ועל סרטון שיופיע לממתינים בחדר ההמתנה

שאלות? מוזמנים להגיב כאן ונענה

מוזמנים להתייעץ עימנו בכל הקשור לכלים דיגיטליים ומערכות Monday