חסל סדר "פינג פונג" לקביעת פגישות

קביעת פגישות עם כלים דיגיטליים שחוסכים משאבי זמן וכסף – דוגמא עם Google Calendar

דנה החליטה לצאת לעצמאות ולהיות יועצת שיווק פרילנסרית. היא צברה כבר 20 שנות נסיון כמנהלת שיווק בחברות המובילות במשק ומרגישה שיש לה המון מה לתת לסטרטאפים, עסקים קטנים ועמותות.

דנה עשתה כל מה שהיא מכירה, פתחה דפים עסקיים ברשתות החברתיות, הקימה אתר, הלכה לארועי נטוורקינג ומאמציה נשאו פרי, עוד ועוד פניות שמגיעות מאנשים שהתרשמו מהידע והניסיון שלה.

אך דבר לא הכין אותה לזמן הרב שהיא מבזבזת על נסיונות לקביעת פגישות.

בחברות שהיא עבדה בהן היתה לה עוזרת אישית שטפלה בכל התיאומים, כעת היא לבד מול הלקוחות הפוטנציאליים והלקוחות שכבר משלמים. מנסה לאסוף פרטי קשר, למצוא תאריך נוח, להבין אם פגישה פיזית או אונליין ולהזכיר להם לפני שלא ישכחו...

והכאב ראש הכי גדול – הגבייה... לקוחות משלמים לה על פי פגישה – איך גובים מהלקוחות?

כל זה יכול לעבוד באוטומציה שכל אחד יכול להתקין לבד בעזרת הכלים הקיימים היום בשוק:

1. הקמת דף Booking שמסתנכרן עם היומן ומאפשר ללקוח לתאם פגישה במועד שנוח לו והשארת פרטים

2. הלינק לקביעת הפגישה יכול להשתלב באתר/דף עסקי ברשתות או כהודעה מוכנה מראש בווטסאפ העסקי. הוא יכול גם להיות QR על כרטיס הביקור שלכם או במצגת.

3. הלינק יכול גם להיות קיצור בטלפון שיישלח לכל מי שפונה ומבקש להיפגש

4. גביית תשלום לפני הפגישה

5. סנכרון עם מערכת CRM – למשל עם Monday

יש לא מעט כלים בשוק בגרסאות חינם ובתשלום כגון:

• Calendly

• Microsoft Bookings

• Doodle

במאמר זה נסקור את כלי הפגישות של גוגל

מערכת תיאום פגישות ביומן גוגל Google Calendar 

גרסא חינמית:

באמצעות Google Calendar ניתן ליצור עמוד לקביעת פגישות אליו ניתן להזמין אנשים ולצפות בפגישות שנקבעו לצד הלו"ז הרגיל.

ניתן לקבוע איזה מידע יסופק מקובע הפגישה בנוסף לאימייל (טלפון, רקע ועוד).לאחר התיאום יישלח זימון ליומן של קובע הפגישה ובעלי היומן בתוספת לינק לפגישה אונליין ב MEET (אם הוגדר).

הזמינות מתעדכנת בהתאם ליומן השנה ובהתאם למה שהוגדר כזמן שמוקצה לפגישות, בעשרת הכלי ניתן.

• להתאים את זמן המינימום והמקסימום להזמנת פגישה מראש.

• להגביל את מספר הפגישות המרבי ליום.

• להוסיף זמן רווח אוטומטי בין הפגישות.

• לאסוף מידע נוסף מהמשתתפים באמצעות טופס ההזמנות.

גרסת פרימיום עבור מנויים של Google Workspace או Google One מאפשרת בנוסף:

• סוגים שונים של פגישות עם לוחות זמנים ועמודי הזמנות ייחודיים – למשל פגישות 30/45/60 דק', פגישות אונליין/פיזיות, פגישת ייעוץ, פגישת דמו ועוד...

• תזכורות דוא"ל אוטומטיות למוזמנים לפגישה

• הוספת מארחים משותפים לפגישת אונליין- רק ב Workspace

• סנכרון עם לוחות שנה נוספים - רק ב Workspace

• גביית תשלום עבור פגישות - רק ב Workspace

• אימות דוא"ל למניעת קביעת פגישות ספאם

איך זה עובד?

1.     נכנסים ליומן גוגל - https://calendar.google.com/ - מוודאים שבוצעה כניסה (Log in)

2.     לוחצים על "אירוע חדש" ואז על לו"ז לפגישות

3.     בחלון שנפתח – רושמים שם לדף הפגישות

4.     נניח "פגישות היכרות" או "פגישות ייעוץ"

5.     מגדירים את משך הזמן לפגישה

6.     מגדירים זמינות כללית – שעות וימי עבודה

עוברים לדף הבא.

7.     שם המשתמש בגוגל יופיע כברירת מחדל, אם רוצים שם אחר יש לשנות בלינק

8.     בוחרים את סוג הפגישה – פיזית, אונליין או טלפונית – זה יישלח למתאם הפגישה בזימון

9.     מוסיפים, אם רוצים לתיאור הסבר על השירות או כל מידע נוסף – זה יופיע בדף לקביעת פגישות ובאימיילים שנשלחים לאישור.

10.  בוחרים שדות לטופס לקביעת פגישה אותו ימלא מי שמבקש לתאם – ברירת המחדל היא שם ואימייל, מומלץ להוסיף שדה לטלפון (למקרה וצריך לשנות הפגישה ולמעקב אחרי), אפשר להוסיף עוד שאלות.

11.  מגדירים תזכורת (אם רוצים) למי שתאם את הפגישה

מכאן והילך הדף יסתנכרן עם היומן.

שימו לב שכל אירוע ביומן שמסומן אצלכם כ "עסוק" כולל אירוע יום מלא – לא יאפשר קביעת פגישה כך שאם רשמתם לעצמכם תזכורות כדאי להגדיר את הזמנים הללו כ "פנויים".

וכך זה נראה בסוף:

** עודכן ב 13.6.24